[사과의 부동산 이야기] 24. 스마트 북키핑 - Stessa vs Quickbook

비지니스에서 가장 중요하고 기본이 되는것중 하나가 북키핑이라, 오늘은 북키핑 이야기를 해볼까 합니다. (이후는 서술체~)

 

이전글이 부동산 택스보고에 관한 내용이라 맥락이 이어지는 부분이다. 

연초에 지난해의 택스보고를 준비할때마다, 1월부터 스트레스가 이만저만이 아니다. 

마모인으로 마적질을 하다보면, 카드도 많아지고, 어카운트도 늘어나게 마련이라 하나하나 자료를 모아 엑셀 스프레드 시트에 세금 카테고리 항목별로 분류하고 나누는 일도 보통일이 아니다. 지난 5년간 해마다 프라퍼티를 늘려가며, 가장 귀찬은 일이 바로 북키핑이었다. 

 

올해는 선배 투자자님과 비지니스 전문가들의 조언을 얻어, 북키핑 프로그램을 배워 사용해보기로 했다.

 

1. Quick book

비지니스 어카운팅 관리에 최고라고 정평이 나있는 유명한 퀵북을 섭스크라이브했다. 일단 한달 섭스크라이브. 

일단 간략하게 나의 비지니스 모델을 설명하자면, 나의 비지니스 모델은 부동산이고, 프라퍼티 여러개가 각각 4개의 LLC에 속해 잇다.

LLC1에는 두개의 프라퍼티가 있고, 그안에 유닛이 10개이다. LLC2에는 한 프라퍼티이지만 건물이 두개이고 유닛은 6개이다. LLC3에는 한개 프라퍼티와 3개의 유닛이 있다.

LLC 4에는 한개의 프라퍼티와 숏텀렌탈이 있다. 그리고 아직 LLC로 넘기지 못하고 개인 이름으로 소유해서 스케줄 C를 해야하는 프라퍼티와 랏이 하나 있고, 유닛은 4개이다.

 

퀵북의 유툽을 시리즈로 듣고, 프라퍼티 매니징 클립도 여러개 들었다. 그리고, 폰과 컴퓨터에 앱도 깔고 은행계좌와 카드계좌를 연동하였다. 

일주일간 끙끙 거리며, 여러개의 은행계좌와 카드를 프라퍼티별로, LLC별로 분류하고자 하였으나, 퀵북만 들어가면 길을 잃곤 했다.

커스토머 서비스와 통화도 하고 챗도 해가며 나의 문제, 즉 프라퍼티별로 익스펜스와 인컴을 나누는 작업에 도움을 청하였지만, 퀵북 시스템 상에서는 하나의 세금 엔터티만이 관리되는 시스템이었다. 그리고 퀵북 커스토머 서비스는 너무도 방대하여, 전문가와 연결되기까지 세번정도는 전화가 토스되어 다른부서로 넘어갔다. 콜백을 요청하면 다히 이틀이 소비되었다. 다른 LLC를 하려면 로그아웃 하고, 다시 다른 퀵북 어카운트로 로그인 해야하고, LLC별로 각각 다른 섭스크립션 비용을 내야한다는 사실을 알았다.

만약 하나의 퀵북 어카운트에 멀티플 유저를 등록하려면, 매달 $200불 섭스크라이브를 하면 된다고 하는 조언만 얻었을뿐, 도무지 어카운트 정리가 되지 않았다.

내가 너무 바보같다는 좌절감만 맛본후, 다른 프로그램을 찾기 시작했다. (나는 퀵북과는 그어떤 이해관계가 없다. 순수한 유저로서 여러개의 부동산 관리에는 퀵북이 적합하지 않다는 개인적인 의견만을 낼뿐이다.)

한 엔터티로 리테일 비지니스의 수많은 트랜젝션을 관리하기에는 매우 적합한 퀵북이지만, 프라퍼티별로 부동산을 관리하기에는 너무 버거운 퀵북이었다. 

 

2. Stessa

돌고돌아, 프라퍼티에 적합하게 운영시스템이 간소화된 북키핑 프로그램으로 스텟사를 찾았다. 열쇠모아 회원님이 알려주신 스텟사는 일단 프라퍼티 하나는 사용이 무료이다. 

폰에 앱을 받고, 컴으로 홈페이지 접속해서 스텟사에 유닛이 제일 많은 프라퍼티 하나를 일단 섿업을 해보았다. 

결론부터 말하면, 빙고! 딩동댕! 내가 찾던 기능은 바로 이런것이다. 

여러개의 프라퍼티를 하나의 어카운트로 관리할수 있고,

여러가지 은행계좌, 카드계좌를 읽어와서, 그것을 각 프라퍼티의 익스펜스와 인컴으로 지정하며 분류가 가능하고,

그것이 매번 통계와 레포트를 내고, 한해가 지나면, 세무사님께 세금보고할때 레포트가 카테고리별로 잘 분류되어 나오는 것이다. 

물론 나는 스텟사에 그어떤 이해관계도 없다. 맹세코 커미션이나 광고 뽀찌 하나 받지 않는다. 

순수한 유저로서, 리뷰를 할뿐이다. 물론, 스텟사가 뒤늦게라도 이 긴 리뷰를 보고, 광고에 큰도움이 되는 사과에게 섭스크립션을 깍아준다면, 기쁘게 뽀찌를 받을것이다. ^^

 

암튼, 

제일 좋은 기능은 여러개의  LLC를 만들고, 그안에 프라퍼티를 나누고, 그 프라퍼티 안에 다시 유닛을 나눈다. 

프라퍼티 주소를 치면, 구글 앞면에 나오는 집 사진이 나오며, 그 집의 오픈 정보들이 뜨고, 언제 얼마에 팔렸다는 최근 기록이 나온다.

그리고, 각 유닛마다 리스의 시작과 끝을 넣고, 리스도 첨부할수 있다. 한두달 정도 남은 기간에 리스가 끝나간다는 노티스와 알람이 따로 메시지로 온다. 

프라퍼티마다 관리 기능도 있어서, 몰게지와 보험을 넣을수가 있다. 

유닛별로 렌트금액을 넣게되어있고, 레잇피나 기타 비용을 추가할수 있고 세팅할수 있다. 그리고, 렌트가 오면 인보이스와 영수증을 보내는 기능도 있다. 

LLC별로 은행 어카운트를 만들어 구분해 놓았고, 로그인 정보를 연동하면 스텟사에서 읽어낸다. 

프라퍼티별로 크레딧 카드를 구분해 놓았는데, 비용처리에 편리하게 구분이 되고, 한번 지정한 경우는 자동으로 비용을 읽어낸다. 유틸리티나 보험 세금등은 반복되는 비용이므로 스텟사에서 첫 지정 후에 자동으로 구분이 된다. 홈디포나 아마존등 리페어나 서플라이 비용들도 항목에 맞게 구분이 된다. 

잘 모르는 금액들은 지정하지 않고, 나에게 물어보면, 내가 카테고리별로 나누어 주면 된다. 

좋은 기능중 하나는 마일리지 로그북이다. 프라퍼티에 갈때, 날짜와 마일을 넣으면, 자동으로 스탠다드 마일리지 디덕션이 계산되어 기록된다. 

컨트랙터에게 주는 금액들 역시 카테고리에  R&M (repair & maintenance)에 지정해두면, 관리가 된다. 이부분은 나중에 1099 발행을 위해 꼭 필요하고, 컨트랙터의 w9은 비용지급전에 꼭 받아두는것이 좋다. 

그리고, 무엇보다 비용이 퀵북보다 쌋다. 여러개의 프라퍼티와 엘엘씨 회사가 다 관리되는데도 스텟사 프로의 비용이 $28불 밖에 되지 않았다. 

무료에서 벗어나 여러개의 회사와 프라퍼티를 관리할수 있는 스텟사 프로로 갈아탔다. 

 

부동산의 북키핑 카테고리 항목들은 다른 글에서 정리했으니 여기서는 생략한다. 

대략의 카테고리는

-인컴: 렌트 및 기타비용 레잇피, 타 프라퍼티 매니징비용

-비용: 세금, 보험, 몰게지 이자, 프로페셔널비용, 오토 (차량수리, 마일리지), R&M (수리와 관리비), 유틸리티 (개스, 오일, 전기, 물세, 하수도세, 인터넷), 커미션 또는 소프트웨어비용 (hospitable, docusign, pricelab, netflix, stessa, smart draw, rentometer 등등), 오피스, 서플라이, improvement, 트래블, 교육 기타등등이다. 

-밸런스시트: 구입가, depreciation, asset

 

이런 기본적인 항목들은 집집마다 관리되어 보고되어야 한다. 

 

 

 

* 추가기능

아직 사용해보지 않은 추가기능에, 렌트를 받아주는 기능이 있다. 여기에는 5.09% APY의 캐쉬밸런스 이자도 주고, 테넌트가 비자 카드나 데빗카드를 사용할수도 있다고 한다. 

그리고, 버짓기능은 아직 모 사용해보지 않았고.

영수증 스캔해서 붙여놓는 기능도 매우 좋은데, 일일이 좀 귀찬긴 하다. 이게 나중에는 무척 중요하다고 하는데, 홈디포 프로어카운트와 아마존이 있으니 일단 소소한 영수증은 사직찍어 모아두고는 있지만, 영수증 스캔은 차차 해봐야겠다. 혹시모를  IRS 오딧에서 이런 증빙자료가 중요하다고 한다. 

그리고, 한달에 7번의  E-sign 이 된다고 하니, 다큐사인에 따로 내던 가입비를 이제 지우고, 스텟사만 사용해도 되겠다. 

 

프라퍼티가 늘어가면, 효율적인 관리와 시간절약을 위해, 이젠 스마트 북키핑이 매우 중요해서 다루어 보았다. 

부디 투자부동산 관리에 도움이 되시길 바란다.